El Clínico de Valladolid digitaliza sus 14 kilómetros de historias médicas

Si se colocaran todos los archivadores uno detrás de otro, las 715.000 historias de los pacientes del Clínico de Valladolid formarían una fila que llegaría desde el céntrico hospital hasta el castillo de Simancas. Son 14,5 kilómetros lineales de papel con la documentación de sus usuarios que ahora van a salir en carretillas desde su actual almacén para ser digitalizados. Sacyl acaba de licitar por 1,7 millones la custodia y digitalización de todos esos archivos que cambiarán al formato digital en un plazo de dos años.

El veterano hospital vallisoletano va rezagado en el proceso de convertir a ‘unos y ceros’ la documentación clínica en papel. En la actualidad, se encuentra almacenada en una nave en el polígono. Y cada día, una empresa externa se encarga de hacer «la entrega y devolución» de los historiales necesarios para la actividad asistencial, tanto si es programada como si requiere un traslado urgentes. Algo así como un ‘glovo’ para el reparto de la documentación sanitaria.

Bien entrados ya como estamos en el siglo XXI, lo deseable es disminuir esos traslados y que los sanitarios puedan disponer de esa información a golpe de clic. Al cumplimiento de ese objetivo –que pasa por digitalizar una ingente cantidad de informes, pruebas y consentimientos– lleva años dedicada la gerencia sanitaria. Un repaso a la hemeroteca devuelve numerosas noticias en la última década sobre sucesivos proyectos, estrategias y cuantiosas inyecciones económicas para avanzar en la digitalización de los historiales, cuya custodia y conservación es responsabilidad de los centros sanitarios. El último anuncio, del pasado mes de marzo, comprometía más de 2,25 millones de euros para integrar todos los casos de Castilla y León para que puedan ser consultados desde cualquier ordenador de Sacyl y que en el futuro conectará también a la atención primaria.

Todo ello, a partir del sistema Jimena, implantado en 2009 en los hospitales. Otros complejos de Castilla y León han terminado ya ese proceso de digitalización, como es el caso del Río Hortega y el de Medina del Campo, así como los de otras provincias, como León y Salamanca. «La tendencia actual es tener digitalizadas todas las historias clínicas en un futuro cercano. De esta manera sólo se utilizaría la historia clínica única e integrada de Sacyl y compartida por todos los hospitales», explican fuentes de la Consejería de Sanidad.

Según sus datos, en la actualidad se mueven más de 1.200 historias cada día, lo que «supone un 40% menos que antes de tener la historia digital».

La implementación de la historia clínica electrónica, a través del programa Jimena y la integración de varias aplicaciones en el sistema de red hace que «cada vez sea menos necesaria la historia clínica en papel para la asistencia de los pacientes». «Por tanto, de forma progresiva es menor el número de historias que se mueven, préstamo y devolución. La finalidad es que llegue el momento que no se mueva ninguna por tener una única historia clínica integrada con todos los aplicativos departamentales integrados con Jimena», añaden fuentes de Sanidad.

En ese contexto se enmarca el nuevo contrato lanzado por el hospital de Valladolid «para aquellos documentos en papel que es preciso conservar y no están en la historia clínica electrónica».

«Ante el constante incremento de la documentación clínica, así como la ausencia de espacio disponible en las instalaciones» del Hospital Clínico Universitario de Valladolid, «resulta necesario la dotación de un servicio de gestión, custodia y digitalización de archivos que garantice una óptima organización de las historias clínicas y que nos permita dar respuesta de manera integrada, coordinada y programada a todos aquellos aspectos y detalles que determinan e influyen en la calidad de la atención recibida por los pacientes», explica el hospital en la memoria que justifica la externalización del trabajo.

«La utilización cada vez mayor de las nuevas tecnologías, medios electrónicos y telemáticos y el esfuerzo del Sacyl por la digitalización de los servicios sanitarios como herramienta para aumentar la eficiencia en el trabajo y la seguridad en la atención del paciente, requiere un cambio en el modelo de gestión de la historia clínica», apostilla el documento. «Dicho cambio conlleva reducir la generación de documentación clínica en formato papel e incrementar el uso de la historia clínica electrónica, Jimena, así como la digitalización de parte del archivo», continúa.

El contrato, según los pliegos, requiere catorce trabajadores (en dedicación parcial o total al proyecto) con perfiles que van desde conductor de carretilla y ayudante de almacén a conductor, auxiliar administrativo, documentalista y especialista en impresión digital.

El contrato abarca la custodia y almacenamiento de las historias existentes, el traslado desde las actuales dependencias hasta las de la empresa adjudicataria y la realización de un inventario de la documentación, así como la gestión de la documentación, que seguirá estando disponible para el préstamo durante el proceso, «con un tiempo de respuesta inferior a los 90 minutos», de modo que la actividad asistencial «no se vea afectada en ningún caso». Las tareas de préstamos, transporte, distribución y recuperación de los casos se llevará a cabo todos los días de la semana y cuando termine el periodo de convivencia de historias físicas y digitales, el será de lunes a viernes laborables de 7 de la mañana a 23 horas.

Por la importancia de la documentación custodiada, la empresa garantizará óptimas condiciones de seguridad y confidencialidad. Eso incluye protección contra incendios, medidas antirrobo y acceso restringido, entre otros.

Por último, comprende la digitalización de todos los casos. También la incorporación de las historias de nueva apertura. «A partir del inicio del periodo de convivencia de la gestión física y digital, la documentación adicional generada (pruebas especiales, anatomías patológicas, placas radiográficas, etc.) no será incluida en la historia física, será digitalizada e integrada en la historia digital correspondiente», añade el hospital en los pliegos.