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Organización de documentos: el año termina y necesitas un archivador

La organización es una de las claves en el bienestar más cotidiano, asegurando que todo está en orden y ningún imprevisto nos va a alterar. Sin embargo, por mucho que en espacios como el hogar esto sea de vital importancia, nada resulta tan relevante como tener a mano aquellos archivos que, quizás algún día, las autoridades nos pueden llegar a pedir. Los emprendedores son conscientes del problema que puede suponer no tener todo en regla y, por ende, es imperativo adquirir aquellos elementos que nos ayudarán en la tarea.

ARCHIVADOR

ARCHIVADOR

Publicado por
Redacción de Valladolid
Valladolid

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Archivadores como base de la organización

Los empresarios, tanto los de las corporaciones más grandes como los pequeños autónomos, son conscientes de la relevancia con la que cuenta tener todos los papeles en regla. A lo largo del año, son muchos los documentos que vamos a ir acumulando; tal y como es el caso de
las facturas (emitidas y recibidas) que, cada trimestre, nos servirán para presentar las declaraciones de IVA e IRPF a Hacienda
. Ahora bien, si no contamos con un elemento de organización, esto será realmente complejo de controlar; motivo por el que los
son de gran ayuda.
Estos elementos cuentan con las dimensiones adecuadas para acumular todos y cada uno de los archivos que vamos generando
a lo largo del año para que, cuando este termine, cerremos las cuentas sin margen de error alguno. De esta manera, creamos un mayor control sobre todo lo que ocurre en nuestra empresa,
optimizando valores como la solvencia y, por supuesto, la contabilidad
que, de una forma o de otra, fomentan la gestión corporativa más eficaz.
Esto cobra especial relevancia en el caso de los modelos tributarios previamente mencionados, puesto que las inspecciones de Hacienda, si no demostramos todo lo que hemos ido declarando, pueden derivar en costosas multas que trastoquen por completo lo ganado hasta el momento. Para que esto no llegue a ocurrir,
dividir las facturas por trimestres y, además, imprimir las consecuentes declaraciones para tenerlo todo en un mismo archivador
, será una estrategia que nos evitar potenciales malentendidos con las administraciones públicas.
Estos archivadores están disponibles en el mercado online y cuentan con diversas formas y tamaños, un hecho que nos permite escoger aquel que mejor encaje con el volumen de documentos que tenemos, su tamaño y, además, nuestro bolsillo.
Porque los precios de determinadas tiendas web son realmente atractivos
y, además, llegarán a nuestro domicilio en un margen de unas horas, sin tan siquiera salir de casa.
 

Consejos de organización con archivadores

Tal y como hemos podido ir viendo, la organización es una de las claves en el éxito de todo modelo de negocio, por lo que merece la pena seguir ciertas recomendaciones en aras de optimizar el orden de los documentos. De esta manera,
al tener un patrón en mente y todo en su sitio, nada nos tomará por sorpresa
y, en caso de requerir de algún archivo en concreto, sabremos ubicarlo con total rapidez.
Lo primero que has de saber es que no hay fecha de caducidad para las inspecciones o las reclamaciones, razón por la que nunca has de tirar los documentos que vas guardando. Sabiendo esto y, considerando lo larga que puede ser una carrera profesional,
lo más acertado será dividir los archivadores por años
. Cada uno de ellos corresponderá a una fecha en cuestión y podremos revisarlos con mayor eficiencia.
Por otro lado, también será una buena opción
dividir el propio archivador por trimestres
. Puesto que Hacienda divide sus pagos en esta modalidad y la cantidad de facturas que podemos asumir a lo largo de estos 90 días es realmente elevada, lo mejor será realizar apartados dentro del propio archivador.
Cuatro volúmenes que, si no caben en un mismo archivador, te recomendamos que compres varios del mismo tipo
y, de esta manera, asociar los colores a un año en concreto.
Puede que la organización de documentos sea crucial entre empresarios, pero también se extrapola a particulares
. Todo el mundo es público objetivo de este tipo de productos y, potenciando el orden de nuestros papeles, generamos una mayor tranquilidad mental en nuestra vida. 
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